突然ですが「ホウレンソウ」はお好きですか？
といっても野菜のほうれん草ではなく、報告連絡相談の報連相(ホウレンソウ)です。
実は私はこのホウレンソウが大の苦手です。特に相談になるとできるだけ避けたいという気分になります。
でも上手に支援するためにもこのホウレンソウは欠かせません。
どうしたらおいしく(楽に)ホウレンソウができるかコツを考えました。
目次
落ち着くために詳細なメモを書く
料理をされる方はよくご存知かもしれませんが、イライラ、慌てているなど気持ちが荒れている時はミスをしがちです。
包丁で手を切る、味付けを間違える、調理中の食材を床に落とすなどなど(実話です)
ICT支援員の気持ちが荒れやすい時は色々あります。
私の場合は「先生が慌てているとき」と「機器が自分が知っているトラブル以外の理由で不具合を起こしているとき」が特に気持ちが乱されやすいです。
そんな時はまずメモに状況を書き出すようにしています。
メモを書いている間に気持ちが落ち着いてきて、情報共有が必要か、そうでないかを見分けることができます。
なるべく「５W２ｈ」の項目にわけるようにしていますが、そこまで細かくなくても良いです。
最近起きた事例はこんな感じでした。
- 〇〇ソフトアップデート
- パソコン○○台 機種の番号をメモ
- 管理職の先生の〆切希望「3週間後」
- アップデートができない端末がある（端末番号）を記入
かなりアップデートの台数が多かったため最初は慌てましたが、3週間あるので3回の来校ごとに何台と予定を組み、すべてアップデートをすることができました。
この方法はヘルプデスクに修理依頼等で相談するときも有効です。
私はGoogleドキュメントに修理依頼のシートを作っていますが、その内容を相談シートに書き換えてもよいと思います。
質問する前にグループウェアやGoogleで検索する
たとえばエラー表示が出て情報共有したいとしましょう。
最近あったのはWindowsが起動できず「警告：起動可能なデバイスが見つかりませんでした」というものでした。
こういった機器の不具合の場合はGoogleに沢山の情報を探し出すことができます。
調べた結果「ハードディスクに物理的な故障が生じている→ICT支援員の権限では対応できない」ということがわかったので、修理対応の依頼をあげることができました。
またグループウェア（MicrosoftTeamsなど）で以前に同じような質問はないか調べてみることができます。
これは以前にも同じ質問をしているのに、同じ質問をすると情報が重複してしまい、探しづらくなるということあるので注意しましょう。
相談 直属の上司やチームリーダーが吉
情報共有で最も大切なのは相談です。
というのも下記のような意味合いがあるからです。
相談 問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。「―がまとまる」
https://dictionary.goo.ne.jp/word/相談/#jn-129079
つまり「問題解決のために意見を聞く」ということが含まれているからです。
この分野は直属の上司、もしくはチームリーダーが最も望ましいと言えるでしょう。というのは直属の上司やチームリーダーは、このページを読まれている方の状況を一番よく知っているからです。料理で例えるなら、材料があるもしくは材料の在庫やありかを知っている。調理方法(解決策)をよく知っている、プロのシェフのような存在です。そういった人に相談できるならこころづよいですね。
自分のミスで間違ったことをしてしまった時、とても相談しにくいです。怒られるのではないか、嫌な気持ちになるのではないかと思って頭がぐるぐるしてしまうこともあります。でもそんな時に思い切って早めに相談するなら修正が効きます。
同じ地方自治体（市区町村）で働いているグループの場合、全体で役立つ相談ならグループウェアで相談したほうがよいでしょう。全体に役立つ相談は、全学校で使われている機器・ソフト・アプリの不具合などがあげられます。
オープンチャットやSNSで相談するのはあまりよくありません。というのもオープンチャットやSNS（X、インスタなど）は匿名性が高いため、ほとんど個人情報をあげられないケースが多いです。そのために質問にこたえるための詳しい情報を載せることができません。場合によっては質問の背景をよく理解していない人物が憶測で答えて炎上してしまうこともあります。
例外もあります。それはよく使われている機器・ソフト・アプリ（実物投影機、ロイロノートなど）についての相談です。
質問前にGoogle検索などしてからがマナーですが、状況によっては見つからない場合もありますので、その際はオープンチャットでの相談は有効です。
連絡 同じグループ内がベスト
それでは連絡はどんな意味があるでしょうか？
連絡にはこんな意味合いがあるそうです。
連絡 気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。「―をとる」「本部に―する」
https://dictionary.goo.ne.jp/word/連絡/#jn-235470https://dictionary.goo.ne.jp/word/連絡/#jn-235470
この意味合いをとらえると、学校でトラブルが起きたがこのように対処した、今学校ではこんな質問がよくされているといった情報共有がふくまれると感じます。そういった内容は同じグループ内に留めた方が無難といえるでしょう。というのも学校名、管理番号などを伝えることがあるので、そこから個人情報が漏れてしまうケースがあるからです。
連絡は料理で例えると家庭科の実習で料理を作っているような状況と言えるでしょう。
クラスメートと家庭科の実習で料理を作ると、切るのが得意なひと、調理が得意な人、味付けが得意な人がいます。困ったときに質問に答えてくれる人もいます。
同じクラスのため、困ったときの質問や悩みも相談できます。
家庭科の先生も一緒にいるので困ったときには相談しやすいです。
同じ市区町村のグループ内であれば、ICT支援についてのある程度の悩み相談は理解してもらえることも多いです。しかしグループLINEだと少し話しにくいケースもありますから、zoomなどのオンラインミーティングや対面でのミーティングの際に悩みを打ち明けるとよいでしょう。
また同じグループ内は直属の上司や、グループリーダーもその情報を見られるので、もし必要ならば相談につながる連絡をすることもできます。
報告 オープンチャット・SNSなど公共の場を意識した情報共有を
報告 告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。
https://dictionary.goo.ne.jp/word/報告/#jn-201537
これは料理に例えるとレシピ化したものをレシピ投稿サイトへアップする、動画で調理過程を見せることに置き換えられます。
ICT支援員もこのように報告の場は多数あります。
- ICTを活用して良かった事例→同じグループ内もあれば、会社全体のミーティングで発表することも
- オープンチャット・SNSでICT活用で良かった内容を発表
こういった場で私が特に「いいね」を押したくなるのは、どのように解決したかを簡潔明快に書いてある投稿です。数字・写真・動画があるとなお良いですね。
こういった内容はICT支援員全体のスキルアップにつながりますから積極的に報告がおすすめです。
良い情報共有はスキルアップにもつながる
相談・連絡・報告はビジネスにつきものです。
これらを上手にできるようになると、質問するだけでなく、答える側にもなります。
良い情報共有を身につけるとその後のリーダー、管理職になった際に役立ちます。